社外からの休暇メール返信方法と好印象を与えるフレーズ例まとめ！

社外から「休暇をいただきます」というメールが届いたとき、「返信は不要かな」と思ったことはありませんか。

しかし、ひとこと返信するだけで相手への印象や信頼関係は大きく変わります。

この記事では、

• 信頼を高める返信の目的と基本マナー
• ケース別に使える好印象な例文集
• 相手に配慮した言葉選びのコツ

をわかりやすく解説します。短い文章でも誠意を伝えるコツを知れば、次のやりとりがもっとスムーズになります。

社外からの休暇連絡メールに返信する目的と第一印象の作り方

なぜ返信が必要なのか＝相手との信頼構築

社外の方から「休暇をいただきます」というご連絡をいただいた際、つい「返信は不要かな」と思ってしまうことがあります。

たしかに、内容としては一方的な報告で完結しているように見えるかもしれません。

ですが、そこでひとこと返信をするかどうかで、相手との信頼関係やビジネスマナーの印象が大きく変わることもあるのです。

以下は、返信することで得られる印象の違いを簡単にまとめた表です。

返信の有無	相手に与える印象	関係性への影響
返信しない	気づかれていない・事務的	信頼構築の機会を逃す
ひとこと返信	誠実・丁寧・気配りがある	信頼感・印象アップ

たとえば

• 「お休みの件、承知いたしました」
• 「ご連絡いただきありがとうございます」

などの短い一文を添えるだけでも、あなたの丁寧さや配慮が伝わります。

社外の方はあなたの社内状況や文化を知らないぶん、少しの返信でも「しっかり対応してくれている」と受け止めてくれることが多く、次回以降のやりとりもスムーズに運びやすくなります。

ビジネスは「人と人との信頼」で成り立っています。

小さな一文が、次の仕事への信頼や紹介につながることもあるかもしれません。

社外宛のビジネスメールで押さえるべき前提

社外とのやり取りでは、社内のような略語やフランクな言い回しは避けるのが基本です。

丁寧なやり取りが、相手に対する敬意を示すことにもつながります。

社外メールで意識したい3つのポイントはこちらです。

• 文面はできる限り丁寧に、かつ簡潔にまとめる
• 相手の立場や業務状況を想像したうえで文章を組み立てる
• 自分がどう対応するのか（対応の可否・時期など）を明確に伝える

この3つを意識することで、短い返信メールでも相手にしっかりとした印象を与えることができます。

相手の立場を尊重したやりとりができれば、ビジネス関係もより良いものになっていくでしょう。

すぐに使える！社外からの休暇連絡メール返信例文集

初めてやり取りする相手への丁寧な返信例

〇〇株式会社
〇〇様

このたびはご連絡いただき、誠にありがとうございます。

ご予定のご休暇について、内容を拝受いたしました。

お身体をゆっくりとお休めになり、充実した時間をお過ごしになられますよう心よりお祈り申し上げます。

復帰後のご連絡を楽しみにお待ちしております。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社　〇〇

—

〇〇株式会社
〇〇様

このたびは休暇に関するご丁寧なご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご休暇の件、確かに承りました。

ゆったりとしたお時間を過ごされ、リフレッシュしていただければと存じます。

またお戻りの際には、改めてご連絡をいただけますと幸いです。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

—

〇〇株式会社
〇〇様

いつも大変お世話になっております。

このたびはご丁寧なご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

ご予定の休暇について、承知いたしました。

素敵なご予定となりますよう、お祈り申し上げております。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

お礼を簡潔に添える短文例

〇〇様

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。

ご予定のご休暇について、内容を確認させていただきました。

どうぞごゆっくりとお過ごしいただき、充実した時間となりますよう心よりお祈り申し上げます。

また何かございましたら、いつでもご連絡くださいませ。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

—

〇〇様

このたびは休暇に関するご丁寧なご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご予定の休暇について、確かに拝受いたしました。

お休みの間、業務面でのご不便がないよう努めてまいります。

またご復帰の際には、改めてのご連絡をお待ち申し上げております。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

—

〇〇様

休暇取得のご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご不在中の件、承知いたしました。

どうかご無理のないよう、心身ともにゆっくりとお過ごしくださいませ。

お戻りの際には、ご連絡をいただけますと幸いです。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

体調不良による休暇連絡への返信例

〇〇様

体調を崩されたとのこと、心よりお見舞い申し上げます。

日頃お忙しくされていることと存じますので、この機会にしっかりとお身体を休めていただければと存じます。

ご無理なさらず、ゆっくりと休養なさってくださいませ。

回復されましたら、またご連絡をいただけますと幸いです。

お元気なお姿でのご復帰をお待ちしております。

—

〇〇様

ご体調を崩されたと伺い、心よりお見舞い申し上げます。

季節の変わり目など体調を崩しやすい時期でもありますので、くれぐれもご自愛ください。

一日も早くご快復され、再び元気にお戻りになられますことをお祈り申し上げます。

お元気になられましたら、またご連絡をいただけますと嬉しく存じます。

—

〇〇様

このたびはご丁寧なご連絡をありがとうございます。

体調不良とのこと、大変ご心配のことと存じます。

お仕事のご多忙も重なっておられたことと拝察いたします。

くれぐれもご自愛いただき、しっかりとご休養なさってくださいませ。

心身ともに回復されますことを心よりお祈り申し上げます。

長期休暇（夏季休暇・年末年始）への返信例

〇〇様

このたびはご連絡いただき、誠にありがとうございます。

長期休暇につきまして、確かに承りました。

どうぞごゆっくりとお過ごしいただき、日頃のご疲労を癒していただければと存じます。

お休み明けには、またお元気なご様子でご連絡をいただけますことを、心よりお待ち申し上げております。

素晴らしい休暇となりますよう、お祈り申し上げます。

—

〇〇様

このたびはご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。

ご予定のご休暇につきまして、内容を拝受いたしました。

穏やかで心地よいお時間を過ごされますことを、心より願っております。

復帰後には、改めてお声を聞かせていただけることを楽しみにしております。

今後とも変わらぬご厚誼のほど、よろしくお願い申し上げます。

—

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

このたびはご丁寧に休暇のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

長期休暇の件、承知いたしました。

有意義で実り多いお時間をお過ごしになられますことを、心よりお祈り申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願いいたします。

ケース別の返信フレーズ集

確認・了承を伝えるフレーズ

• 「○○の件、承知いたしました」
• 「ご連絡内容、確認いたしました」
• 「休暇期間につきまして、了解いたしました」
• 「休暇に関するご連絡、拝受いたしました」
• 「ご通知いただきました件、しっかりと把握いたしました」

これらのフレーズは、休暇連絡を受け取った際に「きちんと読んで理解しました」という意思を丁寧に伝えるためのものです。

ビジネスメールにおいては、たとえ短文でも相手に安心感や信頼感を与えることが大切です。

形式的な言葉に見えるかもしれませんが、受け取る側にとっては「対応してくれている」と感じられる大事な要素。

特に初めてのやり取りや距離感がある相手には、こうした定型的な表現が信頼関係を築く一歩になります。

文面がそっけなくなりすぎないよう、相手の立場に配慮したやわらかい一文を添えるのもおすすめです。

感謝を表すフレーズ

• 「ご丁寧なご連絡、ありがとうございます」
• 「事前にご連絡いただき、感謝申し上げます」
• 「ご配慮いただき、ありがとうございます」
• 「ご一報いただき、誠にありがとうございます」
• 「お気遣いいただき、ありがたく存じます」

これらのフレーズは、相手の心遣いや事前の丁寧な連絡に対する感謝の気持ちを伝える際に使えます。

一見シンプルな表現ですが、相手に対する敬意や思いやりがしっかりと伝わる大切な一文です。

とくに社外の方とのやり取りでは、「あえて言葉にして伝える」姿勢が、好印象につながります。

定型句に少し自分の気持ちを込めて添えることで、心のこもった返信として受け取られることが多くなります。

例えば、「お気遣いいただき、ありがたく存じます」のような表現は、目上の相手にも使いやすく、品のある文章に仕上がります。

業務引き継ぎや対応状況を伝えるフレーズ

• 「ご不在中の件、○○様へご連絡させていただきます」
• 「業務につきましては、○日までに確認させていただきます」
• 「当方にて可能な範囲でご対応させていただきますので、ご連絡ください」

これらのフレーズは、休暇中に自社側がどのように対応するかを相手に明示するためのものです。

確認や感謝の言葉だけでは伝わりにくい業務的な内容を、丁寧に補足することで信頼感を高める効果が期待できます。

特に、社外との取引や調整を円滑に進めるには、休暇中の担当者や連絡先を事前に知らせておくことが重要です。

「対応できる体制が整っている」という印象を与えることで、相手も不安なくやり取りを進めることができます。

ミスや行き違いを防ぐためにも、必要に応じた業務対応の一文を添えることをおすすめします。

社外からの休暇連絡メール返信の基本ルール

返信のタイミングと文章構成

相手が休暇に入る前に一言でも返信できると、より印象が良くなります。

万が一当日に返信が難しい場合でも、遅くとも翌営業日中には対応するよう心がけましょう。

返信が遅れると、相手に対して無関心な印象を与えてしまうこともあるため、時間的な配慮はとても大切です。

構成は以下のようにすると、読み手にとってもわかりやすく、スマートな印象になります。

1. 宛名（例：会社名＋氏名）
2. お礼や確認の言葉（例：「ご連絡ありがとうございます」「○○の件、承知いたしました」）
3. 必要に応じた業務的な連絡（例：対応者や進捗の伝達）
4. 締めの挨拶（例：「今後ともよろしくお願いいたします」「お休み明けのご連絡をお待ちしております」）

また、文章の長さは読みやすさを意識し、3〜5行程度にまとめると好印象です。

相手に配慮した言葉選びのポイント

ビジネスメールでは、あいまいな表現を避けつつも、直接的すぎないやわらかな言い回しが求められます。

たとえば、「了解です」という表現はややカジュアルな印象を与えることがあるため、

• 「承知いたしました」
• 「かしこまりました」

といった丁寧な敬語に言い換えると、より好印象です。

また、「お大事にしてください」という表現も悪くはありませんが、

• 「どうぞご自愛くださいませ」
• 「ご無理なさらず、ごゆっくりお過ごしくださいませ」

といった言い方のほうが、やさしさと丁寧さを両立できます。

さらに、相手の状況や立場に寄り添った一文を添えることで、文章全体に温かみが加わります。

たとえば、

• 「お忙しいなか、ご連絡をいただきありがとうございます」
• 「ご休暇前でお立て込みのところ、丁寧なご連絡をいただき恐縮です」

といった一言があると、思いやりの気持ちが伝わります。

このような細やかな気遣いは、メールの印象を大きく左右する大切なポイントです。

まとめ