社外への依頼を取り下げる時のメール例文｜印象を損ねない書き方

社外に出した依頼を、やむを得ず取り下げなければならなくなった時、どのようなメールを送れば良いか悩んでいませんか？

この記事では、

• 相手に誠意が伝わるメールの構成と書き方
• 取り下げ理由の伝え方や注意点
• すぐに使える社外向けメール例文

などをわかりやすく解説します。

失礼にならず、今後の関係も大切にできる「依頼を取り下げるメール」のコツを、具体的にご紹介します。

依頼を取り下げる社外メールとは？基本マナーを押さえよう

社外に依頼を取り下げるときの一般的なマナー

一度お願いした内容を途中で取り下げるというのは、ビジネスの現場ではそれほど頻繁に起こることではありませんが、状況によってはやむを得ず判断を変更せざるを得ない場面もあります。

その際、特に社外の方に対して取り下げを伝える場合は、相手への誠意や敬意が何よりも重要です。

準備や検討に時間を割いてくださった方に対し、ただ「取り下げます」とだけ伝えるのは適切ではありません。

その労力やご配慮に対して、きちんとしたお礼と謝意を示すことが大切です。

以下のような要素を意識して、誠意を伝える構成を整えるとよいでしょう。

要素	内容のポイント
お詫び	ご迷惑をかけた点をしっかり言葉で伝える
感謝	検討・調整してくださったことへの敬意を示す
今後の関係性	「引き続きよろしくお願いいたします」などの一文を添える

依頼をやめる理由についても、感情的な言い回しを避け、事実を簡潔にまとめて説明することで、相手の理解を得やすくなります。

また、連絡のタイミングにも配慮しましょう。

できるだけ早めに伝えることが基本ですが、相手の業務状況や連絡手段も考慮し、落ち着いた時間帯に丁寧な文面で伝えることが望ましいです。

メールのトーンについても注意が必要です。

無機質で機械的な文面になりすぎると、冷たい印象を与えてしまいますし、逆にくだけすぎるとビジネスマナーに欠ける印象を与えかねません。

最終的には、「お詫び」「感謝」「今後の関係性への配慮」を丁寧に盛り込むことが、社外への依頼取り下げ時の基本マナーであり、信頼を損なわない対応につながります。

なぜ依頼を取り下げる必要が生じるのか

依頼を取り下げる背景には、さまざまな事情や状況の変化があります。

具体的なケースとしては、以下のような理由が挙げられます。

• 企画の中止：社内で進めていたプロジェクトや企画自体が見直され、中止となった場合。
• 予算の見直し：当初の予定から費用面で変更が生じ、継続が難しくなった場合。
• 社内の別対応：社内の他部署や他の手段で対応可能となり、外部への依頼が不要になった場合。
• 優先順位の変更：業務全体の見直しにより、他業務の対応を優先せざるを得なくなった場合。
• スケジュールの都合：進行スケジュールとの整合が取れなくなり、実施が困難となった場合。

このように、依頼を取り下げるには一定の合理的な理由があることがほとんどです。

こうした背景を伝える際には、すべてを詳しく説明する必要はありませんが、相手に納得してもらえるような一言を添えるだけでも印象が大きく変わります。

例：

• 「社内の体制が変更になり、今回の依頼は一旦見直すこととなりました」
• 「優先案件との兼ね合いで、やむなくご相談を取り下げる判断に至りました」

また、何も理由を伝えずに「取り下げます」とだけ一方的に伝えると、相手に戸惑いや不信感を与えてしまう恐れがあります。

できる範囲で事情を開示することで、「誠実に対応している」という印象を残すことができ、信頼の維持にもつながります。

そして最も大切なのは、早めの連絡です。

• 相手の準備や作業が進んでからでは、負担が大きくなってしまう
• 調整・進行中の予定を無駄にしないよう、迅速に伝える

このような配慮があることで、たとえ取り下げの連絡であっても、良好な関係を保つことができます。

依頼を取り下げるときこそ、丁寧な対応とタイミングが問われます。

メール作成の基本構成と注意点

件名・挨拶・本文の構成ルール

依頼取り下げのメールを作成する際は、まず件名の工夫が重要です。

忙しい相手がメールを開いたときに、内容がすぐに把握できるようにすることで、やり取りがスムーズになります。

たとえば、

• 「○○のご依頼の件につきまして」
• 「○○に関するご連絡」

など、簡潔で誤解のない表現を心がけましょう。

場合によっては「ご依頼取り下げのご連絡」など、やや直接的な表現を使うほうが親切なケースもあります。

本文の構成としては、最初に感謝の気持ちを伝えることから始めます。

依頼内容について検討いただいたことや、対応へのお時間を割いてくださったことに対して、率直なお礼を述べましょう。

その後、取り下げに至った背景や理由を簡潔に記載します。

ここでは、社内事情やタイミングの都合といった一般的な内容で問題ありません。

ただし、相手に負担をかけたことへのお詫びを忘れずに添えることが大切です。

また、今後のお付き合いを引き続き大切にしたいという気持ちを示すと、メール全体の印象が和らぎます。

結びには、あらためて感謝の気持ちや、またの機会への期待など、前向きな一言を加えるとよいでしょう。

署名部分には、会社名・氏名・所属・連絡先など、必要な情報を明確に記載して、信頼感のある形で締めくくります。

こうした構成を意識することで、丁寧さと誠実さが伝わるメールになります。

相手に配慮したクッション言葉の使い方

依頼を取り下げるという行為は、相手にとって想定外であることが多いため、できるだけ表現をやわらげる工夫が必要です。

そのために効果的なのが「クッション言葉」と呼ばれるフレーズです。

これらは、伝えにくい内容の前に添えることで、文章全体の印象をやさしくし、相手の気持ちへの配慮を表すことができます。

よく使われる表現としては、以下のようなものがあります。

• たいへん恐縮ではございますが
• 誠に勝手ながら
• ご多忙のところ申し訳ありませんが
• ご迷惑をおかけし申し訳ありません
• せっかくご検討いただいたところ恐縮ですが

また、「念のためご連絡差し上げました」「一度白紙とさせていただきたく」など、表現を少しぼかすことで、受け取る側の心理的な負担を軽減する効果もあります。

これらのクッション言葉を自然に織り交ぜることで、相手への敬意や思いやりが伝わる、やわらかい文章になります。

一文に無理なく盛り込むことで、ビジネスメール全体の印象が丁寧かつ落ち着いたものになります。

社外向け・依頼取り下げメールの例文集

一般的なビジネスシーンでの例文

件名：○○のご依頼に関するご連絡

〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。

先日ご依頼させていただきました件について、社内で再度検討を行った結果、今回は見送らせていただくこととなりました。

急なご連絡となり恐縮ですが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

本件につきましてご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。

今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。

取り急ぎ、ご連絡まで申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

件名：○○のご依頼についてのご連絡

〇〇株式会社　〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

このたびご相談させていただいておりました件について、社内での検討を重ねた結果、やむを得ず見送らせていただく判断となりました。

ご多忙の中、ご検討いただいていたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

今後も変わらぬご厚誼を賜れましたら幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

件名：○○のご依頼の件について

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

ご連絡が遅くなり恐縮ですが、先日お願いさせていただきました件につきまして、社内調整の結果、今回は見送る運びとなりました。

すでにご検討いただいていたところ、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。

また別の形でお力添えいただける機会がありましたら、ぜひご相談させていただきたく存じます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

やんわり断るための表現パターン

• 社内事情により、当初の予定を変更せざるを得なくなりました
• 誠に勝手ではございますが、今回は見送る運びとなりました
• 今回はご辞退させていただくこととなりましたが、またの機会がございましたらぜひお願いできればと存じます
• お手数をおかけして申し訳ありませんが、今回は一旦ご遠慮させていただきたく存じます
• 社内の方向性が見直された関係で、今回は見送らせていただく判断となりました

このように、直接的な表現を避けつつ、やわらかく伝えることによって、相手の気持ちにも寄り添うことができます。

特に、今後の関係性を大切にしたい場合には、フォローとなる一文（「またの機会に」など）を添えることが効果的です。

文面のトーンをやわらげる工夫が、円滑なやり取りに繋がります。

ケース別：業種や立場に合わせた文例

取引先やクライアント向けの例文

件名：○○のご依頼の件につきまして

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

先日お願いさせていただいた○○につきまして、社内調整の結果、今回は見送る運びとなりました。

ご対応を検討いただいていた中、申し訳ない気持ちでいっぱいですが、引き続きお力添えをお願いできれば幸いです。

何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

件名：○○に関するご相談の件

〇〇株式会社　〇〇様

日頃より大変お世話になっております。

先般ご相談させていただいた○○の件ですが、社内にて再検討を重ねた結果、今回は一旦見送らせていただく運びとなりました。

せっかくご検討いただいていたところ、大変心苦しく存じます。

また別のタイミングでご相談させていただければ幸いです。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

件名：○○についてのご依頼に関するご連絡

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

このたびご依頼しておりました○○につきまして、誠に恐縮ながら、社内都合により取り下げさせていただくこととなりました。

急なご連絡となりましたこと、お詫び申し上げます。

ご対応をご検討いただいていたことに感謝申し上げるとともに、今後も変わらぬご協力をお願いできればと存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

上司に確認済みで送る場合の例文

件名：○○のご依頼につきまして

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。

先日ご相談させていただいた件につきまして、社内の責任者と確認のうえ、今回は見送ることとなりました。

ご検討いただいていた中恐縮ですが、またの機会に改めてご相談させていただければと思っております。

どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。

件名：○○の件につきましてのご報告

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

ご依頼させていただいておりました○○について、社内での調整を行いました結果、今回はご対応を見送らせていただく判断となりました。

急なご連絡となり恐縮ではございますが、またの機会がありましたらぜひご相談させていただきたく存じます。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

件名：○○に関するお願いの件

〇〇株式会社　〇〇様

平素より大変お世話になっております。

先日ご相談申し上げました○○につきまして、関係部署と調整のうえ、誠に勝手ながら今回は取り下げとさせていただきたく、ご連絡いたしました。

すでにご検討いただいていた中、大変恐縮ではございますが、今後ともお力添えを賜れますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

依頼を取り下げる際に気をつけたいこと

信頼関係を損ねないための配慮

一方的に取り下げを伝えるのではなく、「どうしてそのような判断に至ったのか」を、可能な範囲で説明することで、相手も納得しやすくなります。

とくに、相手が時間をかけて検討してくれていたことや、調整に尽力してくれたことへの感謝の気持ちは、率直に言葉にすることが大切です。

その際には、「お手数をおかけしたこと」や「ご配慮いただいたこと」への御礼を添えると、より丁寧な印象になります。

さらに、「今回は見送らせていただく形となりますが、引き続きよろしくお願いいたします」といった前向きな表現を加えることで、今後の関係維持への意欲が伝わります。

社外の相手に対しては、社内都合での取り下げであっても「自社側の事情でご迷惑をおかけして申し訳ございません」と、一歩引いた表現を意識するのがポイントです。

細やかな配慮が、信頼関係をむしろ強化するきっかけになることもあります。

今後につなげるフォローメールの工夫

依頼を取り下げたあと、そのままにしてしまうと、関係がそこで終わってしまったような印象を与えることがあります。

そのため、少し時間をおいてから改めて「今回はお力添えいただきありがとうございました」といったお礼のメールを送るのが効果的です。

さらに、次のアクションや今後の関わり方についての一文を添えることで、継続的な関係性を築くことができます。

たとえば、

• 「次回の案件では改めてご相談させていただければと考えております」
• 「状況が整い次第、またご連絡させていただきたく存じます」

といった言い回しが適しています。

フォローメールの目的は、今回の取り下げが単発的なものであり、信頼関係が変わらないというメッセージを伝えることです。

表面的な定型文だけで終わらせず、自分の言葉で感謝や前向きな気持ちを込めることで、好印象を残すことができます。

よくある質問とその回答

依頼を取り下げる際のクッション言葉

Q：やわらかく依頼を取り下げたいときに、どんな表現を使えば良いですか？

A：相手に不快感を与えないよう配慮しながら伝えるためには、クッション言葉を上手に取り入れるのがポイントです。

以下のような言い回しがよく使われます。

• 誠に勝手ながら
• 社内都合により
• 取り急ぎご連絡申し上げます
• またの機会にお願いできればと存じます
• せっかくご対応をご検討いただいたところ恐縮ですが
• 一度立ち止まって再検討する運びとなりました

このような表現は、急な変更や予定の見直しを伝える際に相手の気持ちをやわらげる効果があります。

また、クッション言葉は文頭に置くだけでなく、文末や結びの部分に自然に織り込むことで、全体の印象を穏やかにまとめることができます。

たとえば「ご期待に沿えず恐縮ですが、またの機会にぜひご一緒できればと存じます」といった表現を加えると、前向きな印象を残すことも可能です。

こうした気遣いのある言い回しが、文面全体のトーンを柔らかくし、丁寧な対応として受け止められやすくなります。

取引先との関係維持方法

Q：取り下げたことで関係が悪化しないか心配です。

A：依頼の取り下げは、伝え方次第で印象が大きく変わります。

まずは、その決定に至った背景や理由を、相手が納得できる形で簡潔に伝えることが重要です。

また、感謝とお詫びの気持ちを具体的な言葉で丁寧に伝えることも大切です。

たとえば「ご検討のお時間を頂戴したにもかかわらず、このような結果となり恐縮でございます」などといった一文を添えるだけでも、相手の受け取り方は穏やかなものになります。

さらに、関係維持のためには「今後も変わらぬご協力をお願いできれば幸いです」や「別の機会にぜひご相談させていただければと考えております」といった、次に繋がる意志表示を盛り込むことも効果的です。

取り下げの事実よりも、その後のフォローや姿勢のほうが相手の記憶に残りやすいため、誠意を持って対応することが、関係の継続と信頼維持につながります。

まとめ

社外への依頼を取り下げる際は、「お詫び・感謝・今後の関係性」の3点を押さえた、丁寧なメール対応が大切です。

特に、クッション言葉や前向きな一文を加えることで、相手の気持ちに配慮した文面に仕上がります。

以下に、ポイントを簡単にまとめました。

一通のメールが、その後の信頼関係に大きく影響することもあります。丁寧な対応を心がけましょう。