渡し忘れた書類を送るときの送付状とお詫び文の書き方｜誠実な例文

取引先やお客様への書類をうっかり渡し忘れてしまったとき、ただ送るだけでは印象を損ねてしまうことがあります。

そんな場面で役立つのが、「お詫び」と「送付の案内」を兼ねた送付状です。

本記事では、渡し忘れた書類を後日送るときに添える文面の書き方を、ビジネスマナーの観点からわかりやすく解説します。

文例をそのまま使える形で紹介するほか、メールと郵送それぞれの対応方法や、相手に誠実さが伝わる表現のコツもまとめています。

「急いで対応したいけれど、言葉選びに迷う」そんなときに役立つ実践ガイドです。

渡し忘れた書類を送るときの基本マナーと心構え

書類や資料をうっかり渡し忘れてしまったとき、どのように対応すれば相手に誠実な印象を残せるのでしょうか。

この章では、まず「渡し忘れた」という状況を正確に整理し、そのうえで送付時に気をつけたい考え方を紹介します。

焦って行動する前に、落ち着いてポイントを押さえることが大切です。

まず確認すべき「渡し忘れた経緯」と相手への影響

最初に行うべきことは、なぜ渡し忘れたのかという経緯を明確にすることです。

たとえば「打ち合わせ後に別件対応で手渡しを失念した」「郵送準備中に他の書類と混在した」など、具体的に原因を把握しておくと後の対応が整いやすくなります。

また、相手側でその書類が必要だったタイミングを考えることも大切です。

受け取る側が不便を感じた期間を想定し、その点に配慮した文面に整えると、より丁寧な印象になります。

確認項目	内容の例
渡し忘れの原因	予定変更・手渡し忘れ・書類仕分けのミスなど
相手への影響	業務の遅延・確認作業の中断など
対応方針	速やかにお詫びと送付連絡を行う

送付状にお詫びを添えるべき理由とビジネスマナー上の意味

渡し忘れの書類を送る際、単に封筒に入れて送るだけでは不十分です。

ビジネス文書としての「送付状」を添えることで、相手への敬意と誠実さを形として伝えることができます。

送付状とは、郵送物に添えるあいさつ文のことを指します。

中身の説明と同時に、お詫びや感謝を伝える役割も持っています。

特に渡し忘れた場合には、お詫びの文を最初に書くのが自然です。

そのうえで「本来であれば〇日にお渡しすべきところ〜」などと経緯を簡潔に添えると、相手も状況を理解しやすくなります。

お詫びと送付の両方をバランスよく伝えることが、社会人としての丁寧な対応の第一歩です。

要素	文中での位置	目的
お詫びの言葉	文頭または本文の冒頭	誠実な姿勢を伝える
送付内容の説明	本文中	相手に何を送ったか明確にする
締めの言葉	結語直前	今後の対応や再発防止を示す

このように、送付状は単なる添付文書ではなく、渡し忘れという状況を丁寧に収めるための大切な手段といえます。

「お詫び＋送付状」を組み合わせた文面構成のポイント

渡し忘れた書類を送る際に添える送付状は、「お詫び」と「送付の案内」を自然にまとめることが大切です。

この章では、文面全体の流れや言葉の使い方を具体的に整理し、読みやすく整った構成にするためのポイントを解説します。

形式的になりすぎず、相手に伝わる文章を意識しましょう。

お詫び文と送付文を自然につなげるコツ

お詫び文と送付文を同じ手紙内で書くとき、最初の一文の印象が重要です。

「先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました」など、軽いあいさつから始めると柔らかい印象になります。

そのうえで、渡し忘れの件について触れるのが自然な流れです。

お詫びを直接的に書きすぎると重くなりすぎるため、文全体のトーンを整えることが大切です。

たとえば「本来お渡しすべきところを、行き違いによりお渡しできず申し訳ございませんでした」といった書き方にすると、事実を丁寧に伝えられます。

その後に「別添の資料をお送り申し上げます」と送付の説明を加えると、文が自然につながります。

段階	文の役割	具体例
冒頭あいさつ	丁寧な書き出し	「平素よりお世話になっております。」
お詫び	渡し忘れへの謝意	「お渡しできずご迷惑をおかけしました。」
送付案内	送付内容の明示	「添付資料をご確認いただけますと幸いです。」

文書全体の流れ（宛名〜結語まで）の組み立て方

送付状の基本構成は、形式が決まっています。

ただし、渡し忘れの対応文では、形式を守りながらも「相手への思いやり」を中心に組み立てるのがポイントです。

構成要素	役割
宛名	送付先の会社名や担当者名を正確に記載する
頭語・前文	あいさつ文で丁寧に導入する
お詫び文	渡し忘れの経緯と謝意を簡潔に伝える
送付内容説明	何を同封したのかを明記する
結びの言葉	今後の対応方針や再発防止への姿勢を示す
日付・署名	文書の正式な終わりを示す

型に沿って構成しつつ、文の流れを柔らかく整えることが印象を左右します。

控えるべき言葉と、誠実に伝わる言い換え表現

お詫び文の中で、言葉選びを誤ると強すぎる印象や、逆に軽く感じられることがあります。

ここでは、避けたい言葉と、その代わりに使える表現を整理します。

避けたい表現	理由	適切な言い換え
「失敗しました」	直接的すぎて重く感じる	「行き違いがございました」
「申し訳ありませんでした」	一般的すぎて冷たく見える	「ご迷惑をおかけし誠に恐縮でございます」
「至急お送りします」	やや慌ただしい印象になる	「早急にお届けいたします」

言葉の選び方ひとつで印象が大きく変わるため、相手の立場を意識した言い換えを心がけましょう。

渡し忘れ対応の送付状は、形式よりも気持ちの伝わり方を大切にすることがポイントです。

ケース別・渡し忘れ時のお詫び送付状文例

渡し忘れた内容によって、文面のトーンや書き方を少し調整する必要があります。

この章では、よくある3つのケースをもとに、お詫びと送付状を組み合わせた文例を紹介します。

いずれも丁寧でありながら、固くなりすぎない自然な表現を心がけましょう。

資料・書類を渡し忘れた場合

商談や会議などで使用した資料を渡し忘れた場合は、すぐに送付することが大切です。

ここでは、資料を送る際に添える送付状の一例を紹介します。

構成要素	例文
宛名	株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇様
前文	平素より大変お世話になっております。
お詫び部分	先日の打ち合わせ時にお渡しすべき資料を、行き違いによりお渡しできておりませんでした。ご確認が遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
送付内容説明	別添にて当日の資料をお送りいたしますので、ご査収のほどお願いいたします。
結びの言葉	今後はこのようなことのないよう、十分に注意いたします。引き続きよろしくお願いいたします。

相手の時間を取らせてしまったことへの配慮を、文中に含めることがポイントです。

契約書や請求書を渡し忘れた場合

契約書や請求書のような正式書類を渡し忘れた場合は、特に慎重な言葉選びが求められます。

このケースでは「事務的な遅れ」に触れつつ、今後の対応に言及すると良い印象になります。

構成要素	例文
お詫び部分	このたびは契約書をお渡しできておらず、大変申し訳ございません。手続きが遅れましたことを重ねてお詫び申し上げます。
送付内容説明	同封の書類に署名・押印をいただけましたら幸いです。お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
結びの言葉	今後は確認体制を整え、同様のことがないよう努めてまいります。

正式な書類の場合は、原因よりも「対応策」と「今後への姿勢」を明確にすることが重要です。

贈答品やノベルティを渡し忘れた場合

イベントや挨拶の場などで贈り物を渡し忘れた場合は、気持ちを添える一言が大切です。

このケースでは、やや柔らかい言葉づかいを選びましょう。

構成要素	例文
お詫び部分	先日のご訪問時にお渡しすべき品を持参できず、申し訳ございませんでした。
送付内容説明	改めてお送り申し上げますので、どうぞお納めください。
結びの言葉	今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。

品物の場合は「気持ちを添える姿勢」を大切にし、形式的すぎない文面を意識しましょう。

メールで送る場合と郵送で送る場合の違いと注意点

お詫びと送付を伝える方法には、メールと郵送の2種類があります。

どちらを選ぶかは、相手との関係性や送付内容の性質によって判断するのが一般的です。

ここでは、それぞれの方法の違いや文面上の注意点を整理します。

メール送付時に添える一言メッセージ例

メールで送る場合は、件名と冒頭の一文で印象が決まります。

特に、お詫びを含むメールでは、相手が内容をすぐ理解できるように書くことが大切です。

件名は「資料送付のご連絡（渡し忘れ分）」のように、内容が明確な表現を使いましょう。

項目	例文
件名	資料送付のご連絡（渡し忘れ分）
冒頭文	平素よりお世話になっております。 先日の打ち合わせ時にお渡しできなかった資料をお送りいたします。
お詫び文	ご確認が遅れましたことをお詫び申し上げます。
結びの文	ご査収のうえ、引き続きよろしくお願いいたします。

メール文面では、1文を短く区切ることで読みやすさが向上します。

丁寧な言葉づかいと要点の簡潔さを両立させることがポイントです。

郵送時の送付状テンプレートとマナーの違い

郵送する場合は、紙の送付状を添えるのが一般的です。

メールとは異なり、手紙としての形式を守ることが重要になります。

ここでは、送付状の基本的な構成と、渡し忘れ時に意識すべき書き方をまとめます。

構成要素	説明	例文
前文	あいさつと季節の言葉などを簡潔に書く	平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
お詫び文	渡し忘れた経緯を簡潔に説明	先日の打ち合わせ時に資料をお渡しできず、申し訳ございませんでした。
送付内容	同封物の内容と目的を明示	別添に資料をお送りいたしますので、ご確認ください。
結び	今後の対応や感謝を添える	引き続きご指導のほどよろしくお願いいたします。

また、封筒の宛名は正確に記載し、誤字や略称を避けるようにしましょう。

送付状には日付と自社名を明記し、ビジネス文書として整った形で仕上げます。

郵送では、文面だけでなく「見た目の整え方」も信頼を左右する重要な要素です。

以下に、郵送とメールそれぞれの特徴を比較します。

項目	メール送付	郵送送付
スピード	即時に届く	到着まで時間がかかる
形式の厳格さ	やや柔軟	文書形式を重視
印象	手軽だが少し事務的	丁寧で誠意が伝わりやすい

重要な書類や契約関係の書面は郵送、補足資料や参考情報はメール、と使い分けるのが適切です。

まとめ：渡し忘れのお詫びはスピードと誠意で信頼を取り戻す

ここまで、渡し忘れた書類を送る際のマナーや文面構成、ケース別の例文などを紹介してきました。

最後に、全体のポイントを整理しながら、実践で活かすためのまとめをお伝えします。

渡し忘れ時の対応で大切な3つの要素

お詫びと送付状の対応では、以下の3点を意識することが基本です。

要素	内容
1. スピード	気づいたらすぐに連絡と送付を行う。日をまたがない対応が理想。
2. 誠意	形式的な言葉だけでなく、相手の状況に配慮した文面に整える。
3. 再発防止	「次回からの確認を徹底いたします」と一言添えることで信頼感が増す。

この3点がそろうと、相手に誠実な印象を与え、関係を円滑に保つことができます。

文面づくりの最終チェックリスト

送付状を完成させる前に、次の項目を確認すると仕上がりがより整います。

チェック項目	確認ポイント
敬称・宛名	「様」「御中」などが正しく使われているか
日付	西暦・和暦を統一し、当日または前後1日以内に設定しているか
表現	直接的・強すぎる表現を避け、柔らかい言い回しに整えたか
送付内容	同封物の名称・部数を正確に記載しているか

小さな確認不足が印象を左右するため、仕上げの見直しを丁寧に行うことが大切です。

まとめとして伝えたいメッセージ

「渡し忘れ」は誰にでも起こりうることです。

大切なのは、起こしたあとにどのような姿勢で対応するかです。

お詫びと送付状は、単なる形式ではなく、相手との信頼を整えるための言葉の橋渡しです。

落ち着いた文面と丁寧な行動で、相手に「誠意が伝わった」と感じてもらえる対応を目指しましょう。